মেস খাতা

মেস খাতা দিয়ে শুরু করবেন যেভাবে

সর্বশেষ হালনাগাদ · ৩৬টি প্রশ্ন

নতুন ম্যানেজার বা মেম্বার প্রথম সপ্তাহে যা যা জানতে চান, মেস খোলা থেকে ফোনের হোম স্ক্রিনে বসানো পর্যন্ত। প্রতিটা উত্তর এমন একটা ধাপ, যা আজই করে ফেলা যায়।

মেস খাতায় কিভাবে সাইন আপ করব?

messledger.com এ গিয়ে ইমেইল আর পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন আপ করলেই হবে, অ্যান্ড্রয়েড, আইফোন বা ল্যাপটপের যেকোনো ব্রাউজার থেকে। কিছু ইনস্টল করতে হয় না, খরচ ৳০। লগইন করার পর হয় নতুন মেস খুলবেন, নয়তো ইনভাইট কোড দিয়ে আগের কোনো মেসে যোগ দেবেন।

সাইন আপের পর নতুন মেস কিভাবে খুলব?

মেস তৈরি অপশনে গিয়ে একটা নাম দিলেই মেস তৈরি; যিনি মেস খোলেন তিনি নিজে থেকেই ম্যানেজার হয়ে যান। এরপর ইনভাইট কোড শেয়ার করে বাকিদের ঢোকাবেন, আর মেসের সেটিংসে মাস শুরুর দিন, টাইমজোন আর মিল কাটঅফ ঠিক করতে পারবেন। প্রথম মিল বা বাজার লেখার আগে আর কিছু সেট করা লাগে না।

মেসের নাম কি দেব, পরে কি নাম বদলানো যায়?

এমন নাম দিন যেটা দেখলেই সবাই চিনবে, যেমন বাসা বা রোড আর এলাকার নাম মিলিয়ে “রোড ৭ মোহাম্মদপুর মেস”। যিনি দুইটা মেসে আছেন, তিনি নাম দেখেই মেস বাছেন, তাই এটা কাজে লাগে। পরে ম্যানেজার মেসের সেটিংস থেকে নাম বদলাতে পারবেন, তাই প্রথম দিনেই বেশি ভাবার দরকার নেই।

মেসের ইনভাইট কোড কোথায় পাব, আর কিভাবে শেয়ার করব?

ইনভাইট কোড মেসের মেম্বার পেজে থাকে, কে কে আছে আর কার কী রোল তার তালিকার সাথেই। সবচেয়ে সহজ হলো মেসের হোয়াটসঅ্যাপ বা মেসেঞ্জার গ্রুপে কোডটা আর messledger.com লিংকটা দিয়ে দেওয়া। প্রত্যেকে সাইন আপ করে মেসে যোগ দেওয়ার অপশনে গিয়ে কোডটা লিখবে।

আগে থেকে খোলা মেসে মেম্বার কিভাবে জয়েন করবে?

মেম্বার নিজের ইমেইল আর পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন আপ করে মেসে যোগ দেওয়ার অপশনে ম্যানেজারের দেওয়া ইনভাইট কোড লিখবে। সে সাধারণ মেম্বার হিসেবে ঢোকে, সাথে সাথেই নিজের মিল লিখতে আর মেসের বাজার, খরচ, ব্যালেন্স দেখতে পারে। কোড কাজ না করলে ম্যানেজারকে জিজ্ঞেস করুন নতুন কোড বানানো হয়েছে কিনা, কারণ নতুন কোড হলে পুরনোটা আর চলে না।

ইনভাইট কোড ভুল লোকের হাতে গেলে কি কোড বদলানো যায়?

হ্যাঁ, ম্যানেজার ইনভাইট কোড নতুন করে বানাতে পারেন, আর নতুনটা হওয়ার সাথে সাথে পুরনো কোড বন্ধ হয়ে যায়। যারা আগেই ঢুকেছে তারা মেসেই থাকে; শুধু নতুন কাউকে ঢুকতে নতুন কোড লাগবে। সিট ভরে গেলে বা ভুল করে কোড কোথাও পাবলিক জায়গায় দিয়ে ফেললে এটা করাই ভালো।

যে রুমমেট অ্যাকাউন্ট খুলবে না, তাকে মেসে কিভাবে রাখব?

ম্যানেজার লগইন ছাড়াই একজন মেম্বার যোগ করতে পারেন, ঠিক সেই রুমমেটের জন্যই যে সাইন আপ করতে চায় না। তার হিসাব অন্য সবার মতোই হয়: ম্যানেজার তার মিল, জমা আর খরচের ভাগ লিখে রাখেন। শুধু সাইন আপ না করা পর্যন্ত সে নিজে অ্যাপ খুলে দেখতে পারবে না।

অ্যাকাউন্ট ছাড়া যোগ করা মেম্বার পরে সাইন আপ করলে কি আগের হিসাব পাবে?

হ্যাঁ। সে যখন সাইন আপ করবে, মেসের ইনভাইট কোড দিয়ে ম্যানেজারের বানানো তার নামের ঘরটা ক্লেইম করবে, আর আগের সব মিল, জমা আর খরচ সেখানেই থেকে যাবে। কিছুই আবার লিখতে হয় না, ব্যালেন্সও সরাসরি চলতে থাকে। খেয়াল রাখবেন সে যেন নিজের ঘরটাই ক্লেইম করে, নতুন মেম্বার হয়ে না ঢোকে, নইলে মেসে একই মানুষ দুইবার থাকবে।

মাসের মাঝখান থেকে মেস অ্যাপ চালু করা কি ঠিক হবে?

হ্যাঁ, মাঝমাস থেকে শুরু করা যায়, শুধু মাসের এতদিনের হিসাবটা তুলে আনতে হবে যাতে মিল রেট পুরো মাসের হয়। মানে এতদিনের খাওয়া মিল, কেনা বাজার আর দেওয়া জমা। মেস খাতায় ম্যানেজার মিলের চার্ট ইমপোর্ট করতে পারেন, তারপর আগের বাজার আর জমাগুলো আসল তারিখ দিয়ে লিখে দিলেই হয়।

কাগজের খাতা থেকে মেস খাতায় আসলে এই মাসের হিসাব না হারিয়ে কিভাবে আনব?

খাতাটা তিন ধাপে তুলুন: আগে মিল, তারপর বাজার, তারপর জমা। মিলের জন্য ম্যানেজার খাতার চার্টটা শিটে তুলে পেস্ট করবেন, নাম মিলিয়ে প্রিভিউ দেখে ইমপোর্ট করবেন। বাজারগুলো তারিখসহ এককালীন টাকা হিসেবে, আর জমাগুলো তারিখ ও মাধ্যমসহ লিখে দিলে মাস শেষের হিসাবে প্রথম দিন থেকে সবকিছু চলে আসবে।

গুগল শিট বা এক্সেল থেকে আগের মিল কি ইমপোর্ট করা যায়?

হ্যাঁ, ম্যানেজার গুগল শিট বা এক্সেল থেকে এক মাসের মিল কপি করে ইমপোর্ট পেজে পেস্ট করতে পারেন। এরপর শিটের প্রতিটা নাম মেসের কোন মেম্বার সেটা মিলিয়ে, প্রিভিউ দেখে, তারপর ইমপোর্ট; প্রিভিউর আগে কিছুই সেভ হয় না। পুরো শিট কপি করা ল্যাপটপ বা ডেস্কটপের ব্রাউজারে সবচেয়ে সহজ।

মিলের শিট ইমপোর্ট করার পর কিছু দিন ফাঁকা দেখাচ্ছে কেন?

পেস্ট করা শিটের ফাঁকা ঘরগুলো বাদ দেওয়া হয়, শূন্য হিসেবে লেখা হয় না, তাই খাতায় যে দিন ফাঁকা ছিল অ্যাপেও সেটা ফাঁকা থাকে। এটা ইচ্ছা করেই: ফাঁকা ঘর মানে অনেক সময় কেউ লিখতে ভুলে গেছে, না খাওয়া না। ওই দিনগুলোতে সত্যিই মিল শূন্য হলে ০ লিখে দিন, অথবা ওই তারিখগুলোর জন্য মেম্বারকে বাইরে আছে হিসেবে মার্ক করুন।

পুরনো বাজারের রসিদ কি একটা একটা করে তুলতে হবে?

না, একটা বাজার এককালীন টাকা হিসেবেও লেখা যায়, তাই আগের প্রতিটা বাজার শুধু তারিখ আর মোট টাকা দিয়ে তুললেই হবে, যেমন ৩ তারিখে ৳১,৮৫০ আর ৭ তারিখে ৳২,১৫০। চাইলে পুরো এক সপ্তাহের বাজার একটা এন্ট্রিতেও দিতে পারেন, মাসের মোট ঠিক থাকলেই হলো। আইটেম ধরে লেখা (জিনিস, পরিমাণ, একক, দাম) ঐচ্ছিক, পরের বাজার থেকে শুরু করা যায়।

মেসের মাস শুরুর দিন কী, এটা বদলানোর দরকার হয় কেন?

মাস শুরুর দিন হলো যে তারিখে মেসের হিসাবের মাস ঘুরে যায়, আর প্রতিটা মেস নিজেরটা ঠিক করে। যে মেসে সবাই ৫ তারিখের দিকে বেতন পায় আর ভাড়া দেয়, সেখানে মাস ১ থেকে ৩০ না ধরে ৫ থেকে ৪ তারিখ ধরা যায়। ম্যানেজার মেসের সেটিংসে এটা ঠিক করেন, আর মিল রেট ও হিসাব সব ওই সময়ের ওপরই হয়।

বাংলাদেশের মেসের জন্য কোন টাইমজোন দেব?

মেস দেশের বাইরে না হলে বাংলাদেশ সময় দিন। মেস খাতা “আজ” গোনে মেসের টাইমজোন ধরে, ফোনের না, তাই কোনো মেম্বার বিদেশে থাকলেও মিল মেসের দিনেই পড়ে। মিল কাটঅফ কখন হবে আর কোন দিনগুলো পার হয়ে বিলে ঢুকবে, সেটাও এই টাইমজোন থেকেই ঠিক হয়।

প্রতি মাসে ভাড়া যাতে আপনা আপনি ধরা হয়, সেটা কিভাবে সেট করব?

খরচের পেজে ভাড়াকে রিকারিং টেমপ্লেট হিসেবে টাকার পরিমাণ আর ভাগের নিয়মসহ বানিয়ে রাখুন, তারপর প্রতি মাসে একটা বাটনে টেমপ্লেটগুলো লাগিয়ে দিন। যেমন ৳২৪,০০০ ভাড়া ৬ জনে সমান ভাগ হলে প্রত্যেকের ৳৪,০০০। একই মাসে বাটন দুইবার চাপলেও কারো বিল দুইবার হয় না, তাই দুইজন ম্যানেজার দুজনেই চাপলেও সমস্যা নেই।

প্রথম মাসে আর কোন কোন খরচ রিকারিং করে রাখা ভালো?

যে খরচ প্রতি মাসে একই ভাগে আসে সেগুলো: সাধারণত ভাড়া, ওয়াইফাই আর বুয়া বা রাঁধুনির বেতন। বিদ্যুৎ, গ্যাস, পানির মতো যে বিল মাসে মাসে বদলায়, সেগুলো বিল আসার পর আলাদা খরচ হিসেবে দেওয়াই ভালো। প্রতিটা খরচ সমান ভাগে, শেয়ার ধরে (যেমন সিঙ্গেল রুম ২ শেয়ার, ডাবলের এক বেড ১ শেয়ার) বা নির্দিষ্ট টাকায় ভাগ করা যায়।

মেস খাতায় প্রথম বাজারটা কিভাবে লিখব?

তারিখ, কে বাজার করেছে আর কত টাকা, এটুকু দিয়ে একটা বাজার এন্ট্রি দিন; মিল রেটের জন্য এটাই যথেষ্ট। চাইলে ৩টা পর্যন্ত রসিদের ছবি দিতে পারেন, যা সব মেম্বার দেখতে পায়। ম্যানেজার লিখলে সাথে সাথে হিসাবে ঢোকে; কোনো মেম্বার নিজের টাকায় বাজার করে লিখলে ম্যানেজার অ্যাপ্রুভ করার পরেই তার নামে জমা হয়।

বাজার মোট টাকায় লিখব নাকি আইটেম ধরে ধরে?

তাড়াতাড়ি মেস চালু করতে চাইলে শুরুতে মোট টাকায় লিখুন, কারণ মিল রেটের জন্য মোটটাই লাগে। সবাই অভ্যস্ত হয়ে গেলে আইটেম ধরে (জিনিস, পরিমাণ, একক, দাম) লেখা শুরু করুন, কারণ “চাল ২৫ কেজি ৳১,৭৫০” এমন লাইন দেখলে টাকা কোথায় গেল সেই প্রশ্ন আর ওঠে না। দুই রকম এন্ট্রিই একই বাজারের মোটে যোগ হয়।

কোনো মেম্বার নিজের পকেট থেকে বাজার করলে হিসাব কী হবে?

সে এটাকে নিজের টাকার বাজার হিসেবে লিখবে, আর ম্যানেজার অ্যাপ্রুভ করলে টাকাটা জমার মতোই তার দেওয়া টাকায় যোগ হবে। অ্যাপ্রুভের আগে এটা কোনো হিসাবে ধরা হয় না, তাই ভুল এন্ট্রিতে কারো ব্যালেন্স নড়ে না। যেমন কেউ নিজের ৳৯০০ দিয়ে মাছ কিনল আর তার জমা ৳৩,০০০, তাহলে অ্যাপ্রুভের পর তার দেওয়া মোট ৳৩,৯০০।

মেসের ফান্ডে প্রথম জমার টাকা কিভাবে লিখব?

মেম্বারের নামে টাকার পরিমাণ, তারিখ, মাধ্যম (বিকাশ, নগদ, রকেট, ব্যাংক, ক্যাশ বা অন্য) আর ক্যাশ ছাড়া বাকি সবকিছুর জন্য ট্রানজেকশন আইডি দিয়ে একটা জমা লিখুন। ম্যানেজারের লেখা জমা সাথে সাথে হিসাবে ঢোকে। তিনজন ৳৩,০০০ করে দিলে ফান্ডে জমা দেখাবে ৳৯,০০০, আর প্রত্যেকের নামে ৳৩,০০০ দেওয়া।

বিকাশে টাকা পাঠিয়ে মেম্বার কি নিজেই সেটা অ্যাপে জানাতে পারে?

হ্যাঁ, মেম্বার টাকার পরিমাণ, তারিখ, মাধ্যম আর ট্রানজেকশন আইডি দিয়ে “টাকা দিয়েছি” জানাতে পারে। এটা পেন্ডিং থাকে আর ম্যানেজার মিলিয়ে অ্যাপ্রুভ না করা পর্যন্ত কোনো হিসাবে ধরা হয় না, অ্যাপ্রুভের পর অন্য জমার মতোই গোনা হয়। ম্যানেজার জমার পেজের একদম ওপরে অপেক্ষায় থাকা রিপোর্টগুলো দেখতে পান।

স্ট্যান্ডিং মিল প্ল্যান কী, প্রথম দিনেই কি সেট করা উচিত?

স্ট্যান্ডিং মিল প্ল্যান হলো আপনি সাধারণত যা খান, যেমন প্রতিদিন দুপুর আর রাত, আর যে দিন আলাদা করে মিল লেখেন না সেদিন এটা দিয়েই ভরে যায়। প্রথম দিনেই সেট করে ফেলা ভালো, তাহলে রোজ একই মিল টাইপ করতে হয় না। যে দিন নিজে লেখেন সেটাই প্ল্যানের চেয়ে আগে ধরা হয়, আর ১৫ তারিখে প্ল্যান বদলালে সেটা ১৫ তারিখ থেকেই খাটে।

কয়েকদিন মেসে থাকব না, সেটা কিভাবে জানাব?

তারিখগুলো বাইরে থাকা হিসেবে মার্ক করুন, তাহলে প্রতিটা দিনে শূন্য মিল লেখা হয়ে যায় আর স্ট্যান্ডিং প্ল্যান থেকে আপনার মিল ধরা হয় না। ঈদে বাড়ি যাওয়া বা পরীক্ষার আগে এটাই করবেন। আগেভাগে ফিরে এলে ওই দিনগুলোতে আসলে যা খেয়েছেন সেটা লিখে দিন।

অ্যান্ড্রয়েড ফোনের হোম স্ক্রিনে মেস খাতা কিভাবে রাখব?

ক্রোমে মেস খাতার ওয়েবসাইট খুলে ওপরের তিন ডটের মেনুতে গিয়ে “হোম স্ক্রিনে যোগ করুন” অপশনে চাপুন। হোম স্ক্রিনে একটা আইকন আসবে, যেটা চাপলে মেস খাতা অ্যাপের মতোই খোলে। তবে ইন্টারনেট লাগবে, কারণ অফলাইন মোড নেই।

আইফোনের হোম স্ক্রিনে মেস খাতা কিভাবে বসাব?

সাফারিতে মেস খাতার ওয়েবসাইট খুলে শেয়ার বাটন চেপে “হোম স্ক্রিনে যোগ করুন” অপশন বেছে নিন। এরপর আইকনটা চাপলেই মেস খাতা অ্যাপের মতো খোলে, অ্যাপ স্টোর থেকে কিছু নামাতে হয় না। ব্রাউজারের মতোই এটা চালাতে ইন্টারনেট লাগবে।

মেস খাতা কি প্লে স্টোর থেকে নামাতে হয়?

না, মেস খাতা প্লে স্টোরে নেই, নামানোরও কিছু নেই। এটা অ্যান্ড্রয়েড, আইফোন আর ল্যাপটপের ব্রাউজারে চলে, আর হোম স্ক্রিনে যোগ করলে একটা আইকন পাবেন যেটা অ্যাপের মতো খোলে। প্রত্যেক মেম্বারের শুধু একটা ব্রাউজার আর ইন্টারনেট লাগবে।

মেস খাতা কি বাংলার বদলে ইংরেজিতে চালানো যায়?

হ্যাঁ, মেস খাতা বাংলা আর ইংরেজি দুই ভাষাতেই চলে, আর যার যেটা ভালো লাগে সে সেটা বেছে নিতে পারে। শুরুতে বাংলা থাকে, টাকার অঙ্কও বাংলা সংখ্যায় দেখায়; ইংরেজি বাছলে একই মেস ইংরেজিতে দেখাবে। ভাষাটা প্রত্যেকের নিজের পছন্দ, একজন ইংরেজি নিলে অন্যদের জন্য কিছু বদলায় না।

এক অ্যাকাউন্ট দিয়ে কি দুইটা মেসে থাকা যায়?

হ্যাঁ, একটা অ্যাকাউন্ট দিয়ে কয়েকটা মেসে থাকা যায়, আর প্রতিটা মেসে আপনার রোল আলাদা। নিজের মেসে আপনি ম্যানেজার, আরেকটায় সাধারণ মেম্বার, এমন হতেই পারে। যে মেস খুলবেন সেটা বেছে নেবেন, আর দুই মেসের মিল, টাকা বা মেম্বার কখনো মিশে যায় না।

সাধারণ মেম্বার মেস খাতায় কী কী দেখতে আর করতে পারে?

মেম্বার নিজের মিল লিখতে, স্ট্যান্ডিং প্ল্যান আর বাইরে থাকার দিন সেট করতে, টাকা দেওয়া বা নিজের টাকার বাজার অ্যাপ্রুভের জন্য জানাতে, আর শেয়ার করা বাজারের লিস্টে জিনিস যোগ করতে পারে। সে সব বাজার আর রসিদের ছবি, খরচ, মাসের হিসাব, নিজের লাইন ধরে স্টেটমেন্ট, সাপ্তাহিক মেনু আর কে কী বদলেছে তার অ্যাক্টিভিটি লগ দেখতে পায়। মেসের টাকার কোনো হিসাবই মেম্বারদের কাছে লুকানো থাকে না।

মেসে কোন কাজগুলো শুধু ম্যানেজার করতে পারে?

ম্যানেজার যেকারো মিল লিখতে, জমা আর নিজের টাকার বাজার অ্যাপ্রুভ করতে, খরচ আর রিকারিং টেমপ্লেট বানাতে, মিল ইমপোর্ট করতে, আর মাস শুরুর দিন, টাইমজোন ও মিল কাটঅফ ঠিক করতে পারেন। অ্যাকাউন্ট ছাড়া মেম্বার যোগ করা, ইনভাইট কোড নতুন করা, কাউকে প্রমোট বা বাদ দেওয়া, আর মাস ক্লোজ বা আবার খোলাও ম্যানেজারের কাজ। প্রতিটা বদল অ্যাক্টিভিটি লগে ওঠে, যা সব মেম্বার পড়তে পারে।

মেসের ম্যানেজারি অন্য কাউকে কিভাবে দেব?

মেম্বার পেজে তাকে ম্যানেজার হিসেবে প্রমোট করুন; এক মেসে একসাথে কয়েকজন ম্যানেজার থাকতে পারে। আপনি সরে যেতে চাইলে এরপর সে আপনাকে আবার মেম্বার বানিয়ে দিতে পারে। শেষ ম্যানেজারকে ডিমোট বা বাদ দেওয়া যায় না, তাই মেস কখনো ম্যানেজারশূন্য থাকে না।

এক মেসে কি একজনের বেশি ম্যানেজার রাখা উচিত?

অনেক সময় হ্যাঁ, কারণ একজন ব্যস্ত থাকলে বা বাড়ি গেলে দ্বিতীয় ম্যানেজার জমা অ্যাপ্রুভ আর মিল লেখার কাজ চালিয়ে নিতে পারেন। মেস খাতায় এক মেসে কয়েকজন ম্যানেজার রাখা যায়, সবার ক্ষমতা একই। সব বদল অ্যাক্টিভিটি লগে থাকে, তাই কে কী এডিট করল সেটা নিয়ে দুই ম্যানেজারের মধ্যে ঝামেলা হয় না।

নতুন মেস ম্যানেজার প্রথম সপ্তাহে কী কী করবে?

প্রথম দিন: মেস খুলুন, ইনভাইট কোড শেয়ার করুন, আর যারা সাইন আপ করবে না তাদের যোগ করুন। এরপর মাস শুরুর দিন, টাইমজোন আর কাটঅফ ঠিক করুন, খাতা থেকে এই মাসের মিল, বাজার আর জমা তুলুন, আর ভাড়া ও ওয়াইফাই রিকারিং টেমপ্লেট বানান। তারপর সবাইকে স্ট্যান্ডিং মিল প্ল্যান সেট করতে বলুন, আর প্রতিটা বাজার আর জমা যেদিন হয় সেদিনই লিখে ফেলুন।

শুরুতেই কি মিল কাটঅফ চালু করা দরকার?

এটা ঐচ্ছিক, অনেক মেস প্রথমে বন্ধ রেখে পরে বুয়ার জন্য নির্দিষ্ট সংখ্যা লাগলে চালু করে। কাটঅফ হতে পারে আগের রাতে একটা সময়ে (যেমন রাত ১০টা), সেদিন একটা সময়ের মধ্যে (যেমন সকাল ১০টা), বা দিনের শেষে। এরপর মেম্বার ওই দিনের মিল বদলাতে পারে না, ম্যানেজারকে বলতে হয়, আর ম্যানেজারের সংশোধন লগে থেকে যায়।

পুরো মেস নেওয়ার আগে মেস খাতা কি একবার চালিয়ে দেখা যায়?

হ্যাঁ, এটা ফ্রি, তাই সাইন আপ করে একটা টেস্ট মেস খুলে দুই-একজন অ্যাকাউন্ট ছাড়া মেম্বার যোগ করে কয়েকটা মিল, একটা বাজার আর একটা জমা লিখে দেখুন হিসাব কেমন আসে। শুধু অঙ্কটা যাচাই করতে চাইলে মেস খাতার ফ্রি মিল রেট ক্যালকুলেটরে সাইন আপ ছাড়াই মিল রেট হিসাব করা যায়। পছন্দ হলে আসল মেস খুলে কোড শেয়ার করে দিন।

প্রতি মাসে নিজে থেকেই হোক

মেস খাতা প্রতিদিনের মিল আর বাজার জমা রাখে, আর মাস শেষে এই হিসাবটাই সবার জন্য বের করে দেয়।

আরও প্রশ্নোত্তর