মেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম: ভালো সিস্টেমে যা থাকা দরকার
সর্বশেষ হালনাগাদ
আপনার মেস খাতায় চলুক, স্প্রেডশিটে চলুক বা অ্যাপে, সেটা একটা মেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমেই চলছে। এখানে আছে সিস্টেমে কোন কোন অংশ লাগে, আর প্রতিটা ধরনের সিস্টেম সাধারণত কোথায় ব্যর্থ হয়।
মেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী
এটা সেই নিয়ম আর হিসাবের ব্যবস্থা যা দিয়ে একটা মেস, হোস্টেলের মেস বা অফিসের মেস মিল গোনে, বাজার করে, টাকা তোলে আর হিসাব মেটায়। কাগজের খাতা একটা সিস্টেম। শেয়ার করা স্প্রেডশিটও, সফটওয়্যারও। ভালো সিস্টেম মানে মাধ্যম না, মাস শেষে সবাই হিসাবের সাথে একমত কিনা।
মিল গোনা
প্রত্যেক মেম্বার, প্রতিদিন, প্রতি বেলা: গুনে, আন্দাজে না। সিস্টেমে লাগবে নির্দিষ্ট সময়সহ মিল অফের নিয়ম, যে মেম্বার গেস্ট এনেছে তার নামে গেস্ট মিল ধরার উপায়, আর সম্ভব হলে একটা নিয়মিত মিল প্ল্যান, যাতে প্রতিদিন একই মিল খাওয়া মেম্বারকে রোজ রোজ লিখতে না হয়।
অনুপস্থিতিও গুরুত্বপূর্ণ। এক সপ্তাহ বাইরে থাকা মেম্বারের সেই সপ্তাহ এক কাজেই শূন্য হওয়া উচিত, সাত বারে না।
বাজার আর কেনাকাটার হিসাব
প্রতিটা কেনাকাটার তারিখ, টাকা আর কে দিয়েছে। মেস চাইলে জিনিস ধরে ধরে, রশিদসহ। মেম্বার নিজের টাকায় কিনলে সেটা তার জমায় ফেরত ধরতে হয়, আর সেই জমা অন্য কারো অনুমোদন নিয়ে হওয়া উচিত।
বিল, অগ্রিম আর মাস শেষের হিসাব
মিল রেট = মোট বাজার ÷ মোট মিল, আর প্রত্যেকের খাওয়ার খরচ = তার মিল × মিল রেট। ভাড়া, বিল আর কর্মীদের বেতন নির্দিষ্ট খরচ, এগুলো আলাদা করে মাথাপিছু বা শেয়ার অনুযায়ী ভাগ হয়। অগ্রিম যখন আসে তখনই লেখা হয়, আর ব্যালেন্স = জমা − খরচ।
মাস শেষের হিসাবে অঙ্কটা দেখানো থাকা উচিত। পেছনে হিসাব ছাড়া একটা সংখ্যা মানেই কেউ না কেউ সেটা নিয়ে প্রশ্ন তুলবে।
ভরসা: কে কী দেখতে আর বদলাতে পারে
প্রত্যেক মেম্বার তার ব্যালেন্সের পেছনের প্রতিটা এন্ট্রি দেখতে পারা উচিত। কোনো পরিবর্তন হলে কে করেছে তা লেখা থাকা উচিত। আর মাসের হিসাব মিটে গেলে মাসটা বন্ধ হওয়া উচিত, যাতে পরে চুপচাপ কিছু বদলানো না যায়।
কাগজ আর স্প্রেডশিট সবচেয়ে বেশি এখানেই ব্যর্থ হয়। খাতার পাতা নতুন করে লেখা যায়, আর শেয়ার করা শিট যে কেউ বদলাতে পারে, কে বদলাল তার কোনো রেকর্ড ছাড়াই।
খাতা, স্প্রেডশিট নাকি অ্যাপ
কাগজের খাতায় খরচ নেই, ফোনও লাগে না, কিন্তু অঙ্ক হাতে করতে হয়, খাতা থাকে একজনের কাছে, আর হারালে কোনো ব্যাকআপ নেই।
স্প্রেডশিট অঙ্ক করে দেয়, কিন্তু কেউ একটা সারি ঢোকালে সূত্র ভেঙে যায়, কে বদলাল বোঝা যায় না, আর বন্ধ মাসও বদলানো যায়।
মেসের জন্য বানানো অ্যাপ অঙ্ক করে, প্রত্যেক মেম্বারকে নিজের হিসাব দেখায়, প্রতিটা পরিবর্তন লিখে রাখে আর শেষ হওয়া মাস লক করে। বেছে নেওয়ার আগে শুধু দেখে নিন খরচ কত আর কী কী সীমা আছে: জনপ্রিয় কয়েকটা মেস অ্যাপে টাকা না দিলে এডিট সীমিত, মেম্বার সংখ্যা সীমিত, বা পুরনো মাস মুছে যায়।
মেস খাতা দিয়ে আপনার মেস ম্যানেজমেন্ট
মেস খাতা একটা ফ্রি মেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা ব্রাউজারে বাংলা বা ইংরেজিতে চলে। এতে আছে প্রতিদিনের মিল, নিয়মিত মিল প্ল্যান আর বাইরে থাকার দিন, জিনিস ধরে ধরে বাজার আর নিজের টাকার বাজারে অনুমোদন, ভাড়া-বিল সমান ভাগে, শেয়ার অনুযায়ী বা নির্দিষ্ট অঙ্কে ভাগ, অগ্রিম জমা, বাজারের পালা, সব মেম্বারের দেখার মতো পরিবর্তনের লগ, বন্ধ করলে লক হয়ে যাওয়া মাস, আর এমন মাস শেষের হিসাব যা নিজের অঙ্কসহ গ্রুপের জন্য PDF হয়ে যায়। আপনার মেসে আগে থেকে খাতা বা স্প্রেডশিট থাকলে সেটা পেস্ট করেই শুরু করতে পারেন।
প্রতি মাসে নিজে থেকেই হোক
মেস খাতা প্রতিদিনের মিল আর বাজার জমা রাখে, আর মাস শেষে এই হিসাবটাই সবার জন্য বের করে দেয়।
আরও গাইড
- মেসের মিল রেট কিভাবে বের করবেন
- মাস শেষে মেসের হিসাব কিভাবে মেলাবেন
- ঝগড়া ছাড়া মেস চালানোর নিয়ম
- মেস মানে কী, আর মেস কিভাবে চলে
- মেসের বাজারের লিস্ট: কী কিনবেন, কতটুকু
- মেস ম্যানেজারের দায়িত্ব: কাজের চেকলিস্ট
- বাংলাদেশের সেরা মেস ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ: পাশাপাশি তুলনা
- স্প্লিটওয়াইজ নাকি মেস অ্যাপ: বাংলাদেশের মেসের কোনটা দরকার?
- মেসের ভাড়া আর বিল ন্যায্যভাবে ভাগ করার নিয়ম
- হোস্টেলের মাসিক খরচের হিসাব কিভাবে রাখবেন
- মেসবুক নাকি মেস ম্যানেজার: মেসের কোনটা ব্যবহার করা উচিত?